Syarat dan Ketentuan Pembuatan Alur Proses Kerja Pembuatan Barang dan jasa
Proses Penyusunan SOP
1) Persiapan - Membentuk Tim Pembuatan SOP Dokumen SOP sebaiknya disusun oleh Tim Penyusun SOP yang memiliki pengetahuan dan pengalaman dalam bidangnya, yang terdiri atas: - Penulis SOP;
- Pelaksana di lapangan;
- Pengawas;
- Atasan pengawas.
2) Penilaian Kebutuhan -
Analisis Proses Bisnis Setiap Unit Kerja Untuk pembuatan SOP dibutuhkan
analisis tugas dan wewenang setiap unit kerja, baik manajemen, tenaga lapangan,
bagian gudang, keamanan, maupun Unit Pendukung Teknis (UPT).
Perlu dianalisis hubungan
antar unit kerja, sampai dimana hak dan wewenang masing-masing unit kerja.
Amati proses bisnis sejak awal hingga akhir, dokumen apa yang dibutuhkan, pihak
mana yang terlibat, pihak mana yang bertanggungjawab, durasi yang dibutuhkan,
Persiapan Penilaian Kebutuhan Pengembangan SOP Penetapan SOP Penerapan SOP
Monev SOP
·
Fullfill Demand Menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam suatu unit
kerja.
·
Menuliskan Uraian Prosedur dan Alur Kerja Untuk memahami prosedur yang
dibutuhkan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, perlu diuraikan setiap langkah
pengerjaan secara rinci. Bila suatu langkah mempunyai beberapa pilihan, maka
pilihan kondisi harus dapat diuraikan dengan jelas. Bila uraian prosedur sudah
lengkap, maka uraian tersebut dapat dengan mudah dituangkan ke dalam diagram
alir (flow chart).
Dalam pembuatan diagram alir, perlu dituliskan nama pihak yang bertanggungjawab dalam setiap aktivitas, dokumen apa yang dibutuhkan, dan durasi dari masing-masing aktivitas.
· Simulasikan SOP Sebelum diterapkan, SOP harus mendapat otorisasi dari pihak pimpinan untuk dijadikan dokumen legal. Namun, sebelumnya, SOP harus terlebih dulu disimulasikan sesuai dengan kondisi sebenarnya. Dengan melakukan simulasi, dapat diketahui jika terjadi ketidaksesuaian dan dapat dilakukan tindakan koreksi secepat mungkin.
Penetapan SOP Bila SOP sudah final maka harus dimintakan persetujuan dari pihak yang berwenang.
Idealnya, SOP disahkan oleh tiga tanda tangan, yaitu dari pihak yang membuat, pihak yang mengoreksi, dan pimpinan tertinggi.
Penerapan SOP Jika SOP sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka harus segera disosialisasikannya kepada semua pihak yang terlibat. Perlu diadakan rapat khusus untuk memberitahukan bahwa implementasi SOP sudah siap dilakukan dan setiap Unit Kerja diharapkan untuk mematuhi SOP.
Monev SOP Tim BPM, Bidang Monitoring dan Evaluasi Keterlaksanaan Penjaminan Mutu akan melakukan peninjauan terhadap pelaksanaan SOP secara berkala, dan menyarankan perubahan SOP bila ada temuan signifikan yang mempunyai dampak besar terhadap ketercapaian standar mutu dan membutuhkan perubahan kebijakan.
