Standar Opersional Prosedur
Adapun jenis-jenis SOP yang ada dalam kegiatan
penyelenggaraan proses produksin adalah seperti pada uraian berikut ini.
1.
SOP
berdasarkan Sifat Kegiatan
Berdasarkan sifat kegiatan
maka SOP dapat dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a.
SOP Teknis Prosedur standar
yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu
orang karyawan atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Setiap prosedur
diuraikan dengan sangat teliti sehingga tidak ada kemungkinan-kemungkinan
variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu
kesatuan tim kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari
satu.
2) Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan
atau langkah detail pelaksanaan kegiatan. SOP teknis banyak digunakan pada
bidang-bidang yang menyangkut pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik
yang relatif sama dan dengan peran yang sama pula.
antara lain: dalam bidang teknik, seperti: perakitan
kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan, pengoperasian alat-alat, dan
lainnya; dalam bidang kesehatan, pengoperasian alat-alat medis, penanganan
pasien pada unit gawat darurat, medical check-up, dan lain-lain.
Dalam penyelenggaraan administrasi , SOP teknis
diterapkan pada bidang-bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau
jabatan tunggal,
antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana,
pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi, dokumentasi,
pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian dan lainnya.
Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di
Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat dan SOP Pemberian
Disposisi.
SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifat
administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat guna memperlancar
pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan organisasi/satuan organisasi di
lingkungan kerja guna mendukung efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan
fungsi yang dimilikinya.
b.
SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat
umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. SOP
administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:
1) Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari
satu aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu kesatuan
yang tunggal.
2) Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau
langkah-langkah pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan. SOP administratif mencakup
kegiatan lingkup makro dengan ruang lingkup yang besar dan tidak mencerminkan
pelaksana kegiatan secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang
lingkup yang kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan
yang dilakukan.
Dalam penyelenggaraan administrasi lingkup makro, SOP
administratif dapat digunakan untuk proses-proses perencanaan, pengganggaran,
dan lainnya, atau secara garis besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan
administrasi . SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk
proses-proses administratif dalam operasional seluruh instansi, dari mulai
tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada tingkatan organisasi
yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya.
Contoh SOP Administrasi adalah:
SOP Pelayanan Pengujian Sampel Di Laboratorium, SOP
Pelayanan Perawatan Kendaraan, SOP Penanganan Surat Masuk dan SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
Disamping merupakan kebutuhan organisasi dalam
pelaksanaan tugas dan fungsi, SOP administratif ini menjadi persyaratan dalam
Kebijakan Reformasi manajemen.
Untuk itu maka SOP jenis ini baik yang bersifat makro dan
mikro harus dibuat guna memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari
satuan organisasi/satuan organisasi di lingkungan kerja.
2.
SOP
Menurut Cakupan dan Besaran Kegiatan
SOP menurut cakupan dan
besaran kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a.
SOP
Makro
adalah SOP berdasarkan
cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP (SOP mikro) yang
mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP yang merupakan integrasi
dari beberapa SOP (SOP mikro) yg membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP
tersebut. SOP makro ini tidak mencerminkan kegiatan yang sesungguhnya dilakukan
oleh pelaksanaanya.
sedangkan SOP mikro
mencerminkan kegiatan yang dilakukan pelaksananya (misalnya kurir mengirim
surat, yang mengirim adalah kurir itu sendiri bukan pelaksana lainnya).
Contoh: SOP Pengelolaan
Surat yang merupakan SOP makro dari SOP Penanganan Surat Masuk, SOP Pemberian
Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat. SOP Penyelenggaraan
Bimbingan Teknis merupakan SOP makro dari SOP Persiapan Bimbingan Teknis, SOP
Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis.
Pendekatan lain yang dapat
dilakukan untuk memahami SOP makro adalah dengan melakukan identifikasi awal
terhadap kegiatan dari uraian/rincian tugas unit kerja atau satuan kerja terendah
dari organisasi pemerintah karena pada dasarnya kegiatan yang dihasilkan dari
identifikasi tersebut adalah kegiatan makro.
b. SOP Mikro
adalah SOP yang berdasarkan
cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP (SOP makro)
atau SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP (SOP makro) yang
lebih besar cakupannya.
Contoh: SOP Penanganan Surat
Masuk, SOP Pemberian Tanggapan terhadap Surat Masuk, dan SOP Pengiriman Surat
SOP merupakan SOP mikro dari SOP Pengelolaan Surat. SOP Persiapan Bimbingan
Teknis, SOP Pelaksanaan Bimbingan Teknis, dan SOP Pelaporan Bimbingan Teknis
merupakan SOP mikro dari SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
Pendekatan lain yang dapat
dilakukan untuk memahami SOP mikro adalah dengan melakukan identifikasi
terhadap kegiatan terkait dari SOP makro karena pada dasarnya kegiatan yang
terkait tersebut adalah kegiatan mikro yang selanjutnya bila disusun akan
menjadi SOP mikro.
3.
SOP
Menurut Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan
SOP menurut cakupan dan
kelengkapan kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a. SOP Final
adalah SOP yang berdasarkan
cakupan kegiatannya telah menghasilkan produk utama yang paling akhir atau
final. Contoh: SOP Penyusunan Pedoman merupakan SOP Final dari SOP Penyiapan
Bahan Penyusunan Pedoman. SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis merupakan SOP
Final dari SOP Penyiapan Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
b.
SOP
Parsial
adalah SOP yang berdasarkan
cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama yang paling akhir atau
final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan yang
mencerminkan produk utama akhirnya. Contoh: SOP Penyiapan Bahan Penyusunan
Pedoman yang merupakan bagian (parsial) dari SOP Penyusunan Pedoman.
SOP Penyiapan
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis yang merupakan bagian (parsial) dari SOP
Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
4.
SOP
Menurut Cakupan dan Jenis Kegiatan
SOP menurut cakupan dan
jenis kegiatan dikategorikan ke dalam dua jenis, yaitu:
a.
SOP Generik (Umum)
adalah SOP berdasarkan sifat
dan muatan kegiatannya relatif memiliki kesamaan baik dari kegiatan yang
diSOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksananya.
Variasi SOP yang ada hanya
disebabkan perbedaan lokasi SOP itu diterapkan. Contoh: SOP Pengelolaan
Keuangan di Satker A dan SOP Pengelolaan Keuangan di Satker B memiliki SOP
generik: SOP Pengelolaan Keuangan dengan aktor: KPA, PPK, Bendahara, dst.
b.
SOP Spesifik (Khusus)
adalah SOP berdasarkan sifat
dan muatan kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOPkan,
tahapan kegiatan, aktor (pelaksana), dan tempat SOP tersebut diterapkan. SOP ini
tidak dapat diterapkan di tempat lain karena sifatnya yang spesifik tersebut.
Contoh: SOP Pelaksanaan Publikasi Hasil Uji Laboratorium A pada Instansi Z
hanya berlaku pada laboratorium A di Instansi Z tidak berlaku di laboratorium
lainnya meskipun di instansi Z sekalipun.
