Macam - macam Dokumen Administrasi usaha

 

Semua dokumen yang terdapat dalam suatu perusahaan sangat penting. Oleh karena itu semua dokume perusahaan perlu disortir, disimpan, dan dicatat. Penyortiran dokumen-dokumen perusahaan pada dasarnya melalui tahapan-tahapan yang nantinya diolah untuk menjadi bahan dokumentasi. Dokumentasi pada perusahaan pada umumnya tertulis atau tercetak dan dapat dipergunakan sebagai keterangan di dalam bisnis atau jual beli.

 

Berikut  dokumen-dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan.

 a.       Faktu perdagangan

 b.      Kuitansi  pembayaran

 c.       Bill of loading

 d.      Polis asuransi

 e.      Surat penawaran

 f.        Surat permintaan

 g.       Nota kontan

 h.      Perjanjian dagang atau bisnis

 i.         NPWP

 j.        SITU dan SIUP

k.      AMDAL dan neraca dagang

 l.         Akta pendirian perusahaan

 m.    Packing list

 n.      Weight note

 o.      Measurement list

p.      Instruction manual

 q.      Test sertificate

r.        Chemical analysis

 s.       Manufacture’s  certificate

t.        Letter of credit (L/C)


Sistem kearsipan

 

Setiap perusahaan hendaknya memelihara dan menyimpan dokumen-dokumennya dengan baik berdasarkan system kearsipan. Pada umumnya, system kearsipan yang sering digunakan, yaitu:

 

a.Sistemkronologis

 Sistem kronologis adalah menata bundel-bundel dokumen perusahaan berdasarkan tanggal surat masuk atau keluar. Sistem kronologis ini kurang praktis, karena untuk mencari masalah isi dokumen yang dibutuhkan sangat sulit. Akan tetapi pelaksanaan system kearsipan ini sangat mudah.

 

b. sistem numerik agenda

 Sistem numerik agenda adalah sistem kearsipan yang didasarkan pada nomor agenda dokumen yang masuk atau keluar. Sistem numerik agenda ini sangat sulit untuk menemukan masalah dokumen-dokumen perusahaan, akan tetapi pelaksanaan sistem ini sangat mudah.

 

 c. Sistem alamat partner

 Sistem alamat partner adalah menata dokumen-dokumen perusahaan berdasarkan dari perusahaan atau langganan, dimana dokumen-dokumen perusahaan itu datang atau kemana dokumen-dokumen itu ditunjukkan.

 

Dalam sistem ini ternyata lebih baik dari sistem  kronologis dan sistem numerik  agenda. Di dalam sistem ini, pimpinan perusahaan banyak menanyakan dokumen-dokumen yang diperlukan mudah ditemukan.

 

d.Sistem subjek (berdasarkan isi surat)

Sistem ini pelaksanaannya agak sulit, akan tetapi sistem ini merupakan yang terbaik. Karena sistem ini lebih cepat atau mudah. Jika akan mencari atau membutuhkan dokumen-dokumen perusahaan yang diinginkan oleh pimpinan perusahaan. Syarat mutlak penggunaan sistem kearsipan ini adalah dengan menggunakan pembuatan pola klarifikasi kearsipan. Klarifikasi ini merupakan saran untuk penemuan kembali dokumen-dokumen yang lebih cepat dan mudah.

 

 e.Sistem kartu kembali

  Sistem kartu kembali adalah pengurusan dan pengendalian dokumen-dokumen yang masuk atau keluar. Sistem kartu kembali terkendali dalam lima kegiatan, sebagai berikut :

 

1)      Penerimaaan dokumen-dokumen masuk dan keluar

 

2)      Mencatat dokumen-dokumen yang masuk dan keluar

 

3)      Mengarahkan atau mengendalikan dokumen-dokumen

 

4)      Penyampaian dokumen-dokumen ke pengolah dokumen.

 

5)      Penyimpanan atau penataan arsip



Postingan populer dari blog ini

Produksi Massal

Gambar
  Tahapan Dan Tujuan Proses  Produksi Proses adalah urutan pelaksanaan ataupun kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu, ruang, keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Suatu proses mungkin dikenali oleh perubahan yang diciptakan terhadap sifat-sifat dari saut atau lebih objek di bawah pengaruhnya.  Produksi  adalah suatu kegiatan yang dikerjakan untuk menambah nilai guna suatu benda atau menciptakan benda baru sehingga lebih bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa proses persiapan produksi dalam sistem ekonomi, yaitu: ·                      Prosedur persiapan, yaitu dengan mengajak karyawan untuk berpartisipasi. ·                      Penyaringan gagasan, yaitu pemilihan gagasan...
Baca selengkapnya

Perencanaan

Gambar
  Pengertian Perencanaan Secara umum, pengertian perencanaan adalah suatu proses menentukan hal-hal yang ingin dicapai (tujuan) di masa depan serta menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Perencanaan ( planning ) dapat juga didefinisikan sebagai suatu kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan tertentu dalam kurun waktu tertentu. Dengan begitu, di dalam perencanaan akan terdapat aktivitas pengujian beberapa arah pencapaian, mengkaji ketidakpastian, mengukur kapasitas, menentukan arah pencapaian, serta menentukan langkah untuk mencapainya. Sederhananya, perencanaan adalah proses berpikir secara logis dan pengambilan keputusan rasional sebelum melakukan suatu tindakan. Hal ini dapat membantu kita memproyeksikan masa depan dan memutuskan cara untuk menghadapi situasi yang akan dihadapi di masa depan. Pengertian Perencanaan Menurut Para Ahli 1. Erly Suandy Perencanaan adalah suatu proses penentuan tujuan organisasi dan kemudian m...
Baca selengkapnya

Macam - macam sikap dan perilaku wirausaha

Gambar
  Pada dasarnya, ada beberapa hal untuk mengidentifikasi kegagalan dan keberhasilan wirausaha berdasarkan karakteristik serta sikap dan perilaku wirausaha sebagai berikut.   Identifikasi usaha berdasarkan karakertistik dan sikap wirausaha 1. Dream atau mimpi Seorang wirasusaha mempunyai ambisi atau keinginan terhadap masa depan pribadi dan bisnis serta mempunyai kemampuan untuk mewujudkan impiannya. Seorang wirausaha mempunyai visi bagaimana keinginannya terhadap masa depan pribadi dan bisnisnya dan yang paling penting adalah dia mempunyai kemampuan untuk mewujudkan impiannya tersebut. 2. Doers Seorang wirausaha dalam membuat keputusan akan langsung menindaklanjuti. Mereka melaksanakan kegiatannya secepat mungkin. Seorang wirausaha tidak mau menunda-nunda kesempatan yang baik dalam bisnis. 3. Decisivenees Seorang wirausaha adalah orang yang tidak bekerja lambat. Mereka membuat keputusan secara cepat dengan penuh perhitungan. Kecepatan dan ketepatan mengambil keputusa...
Baca selengkapnya